El éxito de las empresas reside en la fuerza de su actividad principal o núcleo de negocios, es decir, la calidad de los bienes que producen o de los servicios que prestan.
Alrededor de la actividad principal, se desarrollan otras actividades que, aun siendo imprescindibles, son un mero soporte para la consecución de sus objetivos. La eficiencia en la gestión de estas actividades de soporte no es en absoluto desdeñable y de hecho resulta crítica para el devenir de la compañía. Las empresas tienen dos alternativas, asumir internamente dichas funciones o buscar en el mercado un proveedor que cubra sus necesidades.
La cuestión es: ¿por qué alternativa optar?
La externalización de las actividades de soporte del negocio (Business Process Outsourcing, en inglés), consiste en la cesión global o parcial de determinados procesos, funciones o incluso departamentos, a equipos de profesionales especializados. Es una herramienta tremendamente útil para dotar a las compañías de flexibilidad organizativa, al tiempo que se potencian las actividades de soporte por medio de la colaboración de profesionales especializados.
Ventajas de BPO
La externalización aporta beneficios tangibles e intangibles,
externalizar crea valor para las compañías desde diferentes puntos de vista.
Ventaja competitiva
Permite a la Dirección centrarse en los procesos "Core“ de su negocio, que son los que determinan el éxito y viabilidad futura de la compañía, y despreocuparse por tanto de todo lo accesorio. Externalizar permite concentrar toda la atención, esfuerzos y recursos, en las actividades que reportan una mayor ventaja competitiva, delegando en proveedores externos áreas que aun siendo importantes no son fundamentales.
Costes Variables
Flexibiliza la estructura organizativa y por lo tanto los costes: al sustituir costes fijos (departamento interno) por costes variables (proveedor externo) podemos adaptar la estructura (crecer o decrecer) según las necesidades derivadas de la evolución del negocio. Mejora por tanto la agilidad y la capacidad de respuesta de las empresas ante las condiciones del mercado. Los recursos humanos y las capacidades tecnológicas se pueden ampliar o reducir, en función de las necesidades.
Reducción de costes
Facilita la reducción de costes por la vía de la optimización de los procesos: mejorar la eficiencia y productividad, delegando los procesos en profesionales altamente cualificados y experimentados. Existe una relación directa entre BPO y eficiencia.
Conflictividad Laboral
Elimina la conflictividad laboral. Al tratarse de personal externo ajeno a la compañía, no existen problemas tales como: desarrollo de la carrera profesional, ausencias por vacaciones y bajas por enfermedad o maternidad, indemnizaciones por despido, costes de formación, motivación, etc. Adicionalmente, se reduce el ámbito de poder de los sindicatos y disminuye la influencia de los potenciales alborotadores internos.
Introduce elementos de innovación y regeneración de la organización, al tiempo que dinamita el estado de estancamiento y apatía normalmente asociados a los departamentos “estables”. Externalizar permite utilizar el conocimiento, experiencia y creatividad del proveedor, atributos que en ocasiones son difíciles de encontrar dentro de la propia organización.
Prima el proceso sobre las personas. Las compañías tienden a depender en exceso de los empleados que gestionan sus procesos. Al externalizar, la responsabilidad de todo el proceso no recaerá sobre una única organización y jefatura: el proveedor del servicio se hará responsable de la ejecución y la empresa cliente, del control de calidad.
¿Qué se puede externalizar?
Según diferentes estudios, 7 de cada 10 empresas europeas externalizan alguna de sus actividades de soporte. De estas 7, más de la mitad externalizan sus procesos de Administración y Finanzas. En España, más del 80% de las empresas del Ibex, emplean servicios externos de gestión. En el ámbito de un departamento de Administración y Finanzas, prácticamente cualquier función o proceso es susceptible de ser externalizado. En la práctica los procesos más básicos, repetitivos y de menor valor añadido, suelen ser los más fácilmente externalizables.